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テレワークでペーパーレス化することのメリット6つ|デメリットも紹介

2020年08月07日

SE
ペーパーレス化のメリット・デメリットについて教えてください。

PM
テレワーク時代の昨今、ペーパーレス化は当然ですね。では、デメリットも含めて詳しく解説していきます。

h2-ペーパーレス化とは?
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ペーパーレス化とは、紙の書類を減らし、電子化を進めることをいいます。仕事をする上では書類が欠かせませんが、紙の書類は場所を取ったり紛失の恐れがあるなど、様々な問題が生じます。ペーパーレス化はこの部分を解消するカギとなります。

特に多様な働き方を実現するためのテレワークの導入には、ペーパーレス化は必須のことでしょう。
h2-ペーパーレス化することのメリット6つ
画像-https://www.pakutaso.com/shared/img/thumb/C789_keitaitomba.jpg
ペーパーレス化を導入すると、様々なメリットがあります。ペーパーレス化は、今まで紙の書類で管理されていた膨大な資料の山が、データ化されてネットワーク上の書庫にしまわれるようなイメージです。

データにアクセスできる環境にあれば、いつでもどこでも必要な書類を取り出すことができる、電子書庫を管理するようなものです。

以下では、テレワークとも相性のいいペーパーレス化のメリットについて見ていきましょう。
h3-ペーパーレス化のメリット1:コストを削減できる
紙で書類を作成すると、紙代、印刷費用、さらには保管場所を管理する費用などがかかります。

ペーパーレス化の導入でインターネット上に書類を保管するようになれば、紙を購入する費用や入手や印刷のための手間がなくなり、会議などでみんなに配る資料もデータでやりとりができます。

さらには紙を処分するための手間も省けるでしょう。加えてテレワークによる業務が増えれば、人件費も含め大幅なコストの削減につながります。
h3-ペーパーレス化のメリット2:BCP対策になる
BCPとは、「事業継続計画」のことです。昨今は天災や人災など様々な災害に見舞われることが多くなっています。大規模な災害が起こった場合、保管している紙の資料が水没や焼失といったアクシデントによって滅失してしまうことがあります。

ペーパーレス化を進めていれば、こういったトラブルから書類やデータを守ることができ、事務所が使えなくてもテレワークが行えるので、事業の継続や素早い復活につなげられるでしょう。
h3-ペーパーレス化のメリット3:業務を効率化する
ペーパーレス化を進めると、書類等はサーバに保管して管理することになります。必要な書類はサーバ上から引き出して利用することになり、情報の共有が簡単になります。

会議等で人数分の資料を配布する手間もなくなりテレワークでの参加も容易になります。資料を訂正してみんなに配布するのも、データを修正してアップロードし、共有するだけです。無駄なやりとりがなくなり、事業の効率化が期待できます。
h3-ペーパーレス化のメリット4:環境にやさしい
ペーパーレス化を導入すると、紙を使う機会が減ります。紙は原材料に木を使ったり、印刷のためのトナーが必要だったり、さらにはゴミが増えるといったデメリットがあります。

ペーパーレス化ですべてのデータでやり取りするようになれば資源を無駄にすることなく、環境にやさしい経営ができます。エコを意識した企業として、イメージアップにもつながるでしょう。
h3-ペーパーレス化のメリット5:セキュリティ面を強化する
ペーパーレス化を進めれば、書類の重要度に合わせてネット上のアクセス権限を設けることができ、機密資料を閲覧するためのパスワードをつけたり、外部からのアクセスを制限するなどといったセキュリティの強化が可能です。

紙媒体の資料の保管には、紛失や盗難、劣化といったリスクがあります。電子化することでこれらを防ぐことができます。テレワークのために資料を持ち出す必要もなくなるでしよう。
h3-ペーパーレス化のメリット6:テレワークが実現できる
ペーパーレス化を進めると、いつでもどこでも資料にアクセスすることが可能になります。このことは多様な働き方を進めることができるテレワークととても相性が良いのです。

テレワークは、情報端末を使って本社や支社といった特定の場所以外でも仕事が行えることが前提です。ですから、逆にテレワークの導入にはペーパーレス化は必須ともいえるでしょう。
h2-ペーパーレス化することのデメリット4つ
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ペーパーレス化はテレワークの必須要件でもあり、たくさんのメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。特に今まで全く電子化が進んでいなかった企業の場合、導入後のイメージがきちんと構築されていないと失敗することがあります。

以下ではペーパーレス化のデメリットについて見ていきます。テレワークを導入する上でも重要ですので、参考にしてください。
h3-ペーパーレス化のデメリット1:知識がないと使いこなせない
ペーパーレス化には電子通信機器を使いますから、最低限の電子機器の知識がないとデータにうまくアクセスできず、業務に支障が出るでしょう。

今まで紙媒体の資料しか扱っていなかった場合などは、やり方がわからず、逆に不便を感じてしまうかもしれません。うまくペーパーレス化が進まず、電子資料をプリントアウトして使うなど二度手間になり、導入失敗の原因につながります。
h3-ペーパーレス化のデメリット2:ペーパーレス化の導入に時間がかかる
ペーパーレス化に移行するためには、導入に時間がかかる場合があります。利用したい機器をそろえて、従業員が利用できる環境を整えるには、業務のやり方を全体的に変える必要があったり、インターネットの環境をいちから整える必要があったりします。

今までIT化がほとんど進んでいなかった企業では、膨大な作業と費用もかかるため、その点ではデメリットと言えるでしょう。
h3-ペーパーレス化のデメリット3:突然のトラブルに対応できない
ペーパーレス化は、アクセスできる環境があればいつでもどこでもデータを閲覧することができますが、サーバーがダウンするなど、インターネット上の突然のトラブルに対しては対応が困難になるでしょう。

特にテレワークでは、データのやり取りができないと業務に支障が出ます。紙媒体の資料のように、原本をコピーして対処するということはできません。こういった突発的なトラブルにすぐに対応できないことはデメリットと言えるでしょう。
h3-ペーパーレス化のデメリット4:従業員の理解が必要になる
最近はインターネットやスマホの普及により電子機器に対して抵抗を持つ人が少なくなりましたが、それでも企業内のペーパーレス化を進めるには、利用する従業員全員の理解が必要になるため、困難になるかもしれません。

また、利用する電子機器の使い方については、従業員に対して教育の必要性が発生し、そのため教育のための費用も掛かるでしょう。
h2-ペーパーレス化する際に必要なもの3つ
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ペーパーレス化を導入するためには、事前に決定しておくべきことや、用意しておくことがあります。これはテレワークを導入する上でも必要なもので、ペーパーレス化を成功させるためにも重要なことです。

以下では、ペーパーレス化に移行する際に必要となるものについて3つほど例を挙げていますので、導入のための参考にしてください。
h3-ペーパーレス化に必要なもの1:会議を行う場所を決める
ペーパーレス化を進めると、資料を持って一堂に集まる必要はなくなります。電子機器を使って、テレワークでオンライン会議や打ち合わせをすることも可能です。

その際は会議や資料の共有のために使うデバイスや、ツールを導入する必要があります。情報漏洩のリスク等に備え、テレワークでオンライン会議をする場所もしっかり検討し、きちんとした場所を確保しておくことが重要です。
h3-ペーパーレス化に必要なもの2:データを保存・管理する場所
ペーパーレス化するためには、作成した資料などを保管しておく場所が必要となります。ネット上にデータを保管するためのオンラインストレージを確保しておきましょう。会社の規模や使用状況によって、拡充や削減といった調整を行うこともあります。

また、インターネット環境を整えておくことも重要です。サイバー攻撃などのリスクにそなえ、セキュリティの強化も欠かせないでしょう。
h3-ペーパーレス化に必要なもの3:デバイスを準備する
ペーパーレス化では、ウェブ上の資料を閲覧・利用するためのデバイスが必須です。

おすすは、タブレット型のデバイスです。スマートフォンでは小さくて読みにくいですが、一人ひとりにパソコンを支給するとなると経済的な負担も大きなものになります。その点、タブレット端末は大きさも値段も比較的手頃で、導入しやすいでしょう。

社内ではタブレット、テレワーク用にはパソコンなどと、用途を分ける工夫が必要です。
h2-テレワークにおいて必要なペーパーレス化の導入を検討しよう
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テレワークを導入する上でも、ペーパーレス化を進めることは必須であるといえるでしょう。会社のオフィス以外のスペースから専用機器でデータにアクセスできれば、いつでもどこでも業務を執り行うことが可能になります。

テレワークやペーパーレス化を導入するときは、メリットやデメリット、必要なものをきちんと検討した上で実行すれば失敗は少なくなるでしょう。この記事を参考にペーパーレス化の導入を進めてみてください。

SE
保管場所を取らない点と紛失がなくなるのはいいことですが、セキュリティの問題があるのですね。

PM
セキュリティ問題はこれまでの課題のひとつになっていました。これからはさらに強固なセキュリティ対策が必要と言えるでしょう。


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