データベースでデータ管理する4つのメリットとは?DBMSの2つの機能

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データ管理にはデータベースが必要?

データベースの必要性については、個人的に少量のデータを管理する上ではさほど必要ありませんが、企業などで管理する膨大な量のデータ管理となると、的確な管理・運営に際して「必要」とされるケースが多いでしょう。データベースの必要性は主にメディア・企業において掲げられるものです。多量のデータから随時に必要な情報を検索するのに活用しやすいシステムを求める上で、データベースシステムが完備されています。

データベースの種類3つ

データベースにはもともとネットワーク型、リレーショナル型、階層型と3つの種類があり、それぞれの定型によって内容が違います。データベースは多量の情報を管理するために必要なものである上、その情報管理を段階分けすることで更に円滑に管理することができます。データベースシステムの設計をしっかり把握しておき、大量の情報管理をすることがあった場合は、これらの定型を駆使したシステムで管理しましょう。

データベースの種類1:ネットワーク型

ネットワーク型データベースシステムは、複数の親ノードを持ち、その下位に子ノードを従える形になります。上記により、階層型データベース特有の課題「重複登録」を避けることができ、情報を円滑に振り分けて使用する事が出来ます。それでも、情報検索のプログラムがデータ構造に依拠する課題は解決されておらず、データベースの利点でもある「データの簡潔な管理方法」には向きません。

データベースの種類2:リレーショナル型

リレーショナル型のデータベースは、列と行で構成され、企業の基本情報などが重複しない利点があります。リレーショナルデータベースは一覧表を示し、従来型データベースと比較すると、課題であった「簡潔なデータの管理」を可能にします。現在使用されているデータベースはこのリレーショナルデータベースが多く、プログラムが複雑化しやすい課題はありますが、処理速度の改善をもって活用度が高いです。

データベースの種類3:階層型

階層型データベースでは、1つの情報から派生する形で情報検索がなされ、ツリー上のデータベースシステムをもってデータの取り扱いがなされます。特定の情報から任意で求める情報検索が速く、データの簡潔な処理を賄う上では利点が高くなります。しかし、子ノードが複数の親ノードを持ってしまう場合、重複登録を行う必要が出てきます。この場合、同じノードを複数入力する事が必要になるため、少し管理が大変です。

データベースでデータを管理するメリット4つ

データベースで情報管理するメリットは先述でご紹介しましたが、ここからはさらにそのメリットを追究してみましょう。データベースは多量の情報管理に最適とされており、膨大なデータの中から的確に「欲しい情報」を引き出すのに役立ちます。そのためのシステム設計がなされる上、データベースそのものを構築する際には、先のデータベースの定型による管理シフトが必要になります。

管理するメリット1:複数データの管理に適している

データベースはもともと大量のデータを管理するのに適しており、また複数の分野のデータを統合して管理するのに役立ちます。あれもこれもと大量のデータ項目を併せ持つ上で、それらを個別管理するのは大変です。そうしたデータ情報を的確に管理し、随時に欲しい情報を引き出せるシステムがデータベースであり、主に企業では必ずその導入が検討される機会があるでしょう。

管理するメリット2:データを見付けやすい

データを見付けやすいことも情報管理に付随するメリットですが、大量の情報データから任意に集める情報を引き出す時、特定の情報検索を行うためにはどうしても的確なデータ処理が必要です。そのためにデータベースの管理システムが役立ち、これによるメリットが期待されます。特にデータベースを扱う上でも「重複データ」が複数見つかる事が多く、これを課題とする上で、欲しい情報データだけを引き出せるシステムが求められています。

管理するメリット3:情報を編集できる

データベースを使用すれば、どのデータがどのファイルにあるのか覚える必要はありません。データベースに登録、読み出し、更新、削除などの命令を出せば、データベースが自動的に任意のデータを見付け、手元に引き出す事が出来ます。情報検索しながら1つずつ情報を確認する上、自社企業で共有する情報データの管理も編集をもって賄うことができ、必要な情報内容だけを割り出すことができます。

管理するメリット4:DBMSを使用できる

データベース管理システム(DBMS)の大きなメリットは、大量のデータを自動的に整理し管理することにあります。先でも示したように、どこに何の情報があるかわからない場合でもデータベースが自動的に情報を引き出し、手元に必要なデータを揃えてくれます。DBMS(Database Management System)はシステム内のデータの所在地を全て記憶し、データ管理の働きを円滑にするツールとなります。

DBMSの機能1:SQL

SQLはデータベース管理にまつわる専門用語で、データの追加・削除・ソート(並べ替え)などをコンピューターで命令するための手法を指します。データベースとSQLとの組み合わせによる管理のもと、情報管理とその運営はさらに円滑に運ぶことができます。SQLはデータベース内で共有されるシステムですが、DBMSの製品によっては専用のSQLがあるため、扱うコンピューターを変更する際には注意する必要があります。

DBMSの機能2:ストアドプロシージャ

ストアドプロシージャは、データベースへの一連の処理をまとめた手続きにしておき、関連するデータベース(情報管理システム)に保存したものです。永続格納モジュールとも呼ばれます。情報管理において1つの要求をする場合、SQL文を実行する上でネットワークへの負荷を軽減できます。情報の処理時間を短縮され、更にデータベーストリガとの組み合わせにより、データの参照整合性保持も可能になります。

データベースの身近な例3つ

さてここからは、パソコンを扱う際に見られる「データベースの身近な例」について確認していきましょう。データベースはコンピューター処理がなされるすべてのパソコン機能に活用されており、Word、Excel、Access、電話帳など、検索システムを使用するものには内在されています。それぞれの情報検索・管理について十分理解しておき、データベースのあり方について確認しましょう。

データベースの身近な例1:Excel

Excelはデータ管理するための基本的なシートです。多くのデータを一覧シートで管理したり、企業の基本情報などを列挙しておいたり、また電話帳として管理するなど、この場合も多量のデータを一括管理するためのデータ保存場所になります。これらの情報をデータベースにより管理する場合、セル内に任意の関数を入力することで、どのようなデータ管理を実施するかが鮮明になります。

データベースの身近な例2:Access

Accessデータベースの働きは、フォーム、レポート、マクロ、モジュール等のオブジェクトを参考にする形で、特定の情報検索システムを創設するためのアプリになります。この場合でもユーザーによる任意の情報管理を助けてくれるのがデータベースで、Accessで管理する内容に伴い、情報量が多くても自動的に必要な情報を手元に引き出すことが可能です。Accessは図書館などでの在庫検索に使われる事が多いです。

データベースの身近な例3:電話帳

パソコンやモバイルデバイス(スマホ等)に内蔵されている電話帳も、データベースの検索システムによって必要な情報の引き出しがなされます。電話帳に入力された1人ずつの基本情報をデータベース管理によって引き出し、随時に役立つ情報管理を実現します。この場合、電話帳での情報管理は、各テーブルに入力された情報を元に検索がかけられる事になり、住所や電話番号といったそれぞれの入力情報を簡潔に引き出せます。

データベースの情報を価値あるものにするための考え方5つ

データベースの働きを更に価値あるものにする為の考え方では、まず「データベースの存在理由」を問う必要があります。なぜデータベースが必要なのかと言えば、大量の情報の中から的確に欲しい情報をピックアップできる点と、それを簡潔に行うことができる点にあります。上記を基本的な考え方にしておき、更にデータベース機能を促進するための環境・条件設計を考える必要があり、それぞれの機能性の成長を図る事が重要になります。

考え方1:情報が正確であるか

大量のデータの中から任意の情報を的確に引き出すことは、実際にそれを実践する際にどのシステムにとっても至難となるでしょう。しかしデータベースのメリットを考える上ではその実践・実現を企図しなければなりません。この場合、「引き出した情報の重複」でどれも正確な情報に見えてしまうことが逆に問題となります。情報の厳選を行なう上で、検索方法を工夫する必要があるでしょう。

考え方2:整合性がとれているか

これも情報の引き出しに関する課題となりますが、特定の情報を割り出す場合、まったく無関係の分野の情報も一緒に検索されてしまうという問題点が浮上します。1つの情報から派生する情報の整合性が取れる上で、正確な情報の割り出しを的確にするシステム設計が必要です。この為には、先述でご紹介しました階層型、ネットワーク型、リレーショナル型などのデータベースの働きを反省し、それぞれの利点を組み合わせる作業も注目されます。

考え方3:多人数で共有できる情報か

どのようなデータベースの働きをもってしても、企業でそれを扱う場合には「多人数で特定の情報を共有する」という働き・成果がなければなりません。つまり、特定の人だけに役立つ情報では共有性が取れていない事になり、企業システムの流用も不可能となります。またデータベースの機能を複数人が共に扱えるかどうかの確認も必要で、これも特定の人だけが使用できるシステムではデータベース本来の機能が満たされません。

考え方4:一元的に管理されているか

データベース機能の大きな魅力はこの一元的な情報管理に見られ、これによって手元操作1つで簡潔に特定の情報を引き出す事ができ、オーバーワークの軽減にも役立てられます。データベースを企業に導入する場合、その管理方法が統一されているかどうかの確認も必要であり、この場合も特定の人だけにわかる管理方法では企業システム運営が滞ることになります。

考え方5:不正に使われることはないか

データベース機能を用いる事によって、欲しいデータ情報を簡単に引き出すことが出来るようになります。しかしその利便性を流用する形で、不正に役立てる事も簡単になってしまうため、この場合のセキュリティ対策にも十分配慮する必要があります。これは企業側のセキュリティ対策と、部外者に対するセキュリティ対策の確保が二重に必要となるため、データベースを導入する以前に考慮しなければなりません。

データベースについて理解しよう

今回はデータベース管理する際のメリットを4つと、DBMSに関する2つの機能についてご紹介しました。データベースは企業システムを円滑に賄う際に必須のものとされ、大量の情報を管理するために着実に役立つツールとなります。しかし簡単に情報管理が出来る上で、不正流用する機会も増えるため、セキュリティ対策にも十分配慮しなければなりません。