Salesforceコラム
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Salesforceのグローバル検索とは?概要や使い方をご紹介

2021年03月30日

Salesforce グローバル検索とは?


自身がログインしているSalesforce組織内のオブジェクトに登録されているレコードを、項目指定などを気にせず検索できる機能のことです。

Salesforceにログインできる全てのユーザーが利用でき、業務上のあらゆるシーンで使用する便利な検索機能です。

検索対象は?

Salesforceの標準オブジェクトはもちろんのこと、カスタムオブジェクトも検索対象となります。

標準オブジェクトの例としては、「取引先」「取引先責任者」「リード」「商談」「キャンペーン」「ケース」などがあげられます。

どこから使用するの?

どの画面からでも使用できます。

Salesforceホーム画面やリストビュー、レコード詳細、設定画面など、どの画面からでもアクセスできる機能です。

-パソコンの場合-
画面の最上部の中央に表示されている検索窓(テキストエリア)に検索ワードを入力します。

-モバイルアプリの場合-
画面の右上に並ぶアイコンの端から2つ目の虫眼鏡マークをタップして、検索ワードを入力します。

どうやって検索するの?

基本的には、テキスト検索のみに対応しており、検索したいキーワードを入力して検索します。

例えば、これから商談に向かう営業マンの場合は相手先の企業名を入力したり、コールセンターが受電した時にはお客様の名前やお問合せのキーワードをそのまま入力します。

-Tips-

グローバル検索は、画像検索や音声検索などには対応していませんが、モバイルアプリの場合は、端末に搭載されたマイクを使った音声による文字入力には対応しています。その為、音声検索ではなく、音声入力での検索は可能になります。

どのように検索結果が表示されるの?

検索窓にテキストを入力し、Enterキーを押下すると検索結果が左右2画面構成で表示されます。

左に「検索結果」・・オブジェクト毎に該当件数が表示されます。
右に「該当レコード」・・オブジェクト毎に該当するレコードが表示されます。

※該当件数の表示は、5~50の間でカスタマイズ可能です。検索結果が設定値以上となった場合は、”50+”と表示されます。

-「検索結果」画面-

検索結果として、オブジェクト毎に該当件数が表示されます。表示されているオブジェクトをクリックすると、下部に「絞り込み項目」が展開され、より細かくレコード検索することが可能となっています。

この「絞り込み項目」については、オブジェクトによりそれぞれ異なります。

例)取引先・・取引先名、取引先部門、電話、取引先所有者・商談・・商談名、取引先名、取引先部門、フェーズ、完了予定日、商談所有者

また、これら絞り込み項目は設定変更によりカスタマイズも可能です。

【設定確認方法】

1.「設定ギア」をクリック
2.「オブジェクトマネージャ」をクリック
3.確認したいオブジェクトをクリック
4.「検索レイアウト」をクリック

-「該当レコード」画面-

左側の「検索結果」画面と連動しており、該当するレコードが表示されます。表示されているレコードをクリックすると、そのレコードの詳細画面に遷移します。

Salesforce グローバル検索の注意点


グローバル検索を使用する上で、検索対象にならないケースがいくつかあります。これから下記にいくつか例をご紹介します。思ったような検索結果にならなかった際などに該当しないか確認してみてください。

オブジェクトに参照権限がない場合

ログインユーザーに設定されているプロファイルや権限セットに、検索したいオブジェクトへの参照以上の権限がない場合は、グローバル検索の対象とはなりません。

-設定確認方法1-
1.「設定ギア」をクリック
2.クイック検索窓に「プロファイル」を入力
3.「プロファイル」をクリック
4.確認したいプロファイルをクリック
5.「オブジェクト設定」をクリック
6.「オブジェクト権限」をチェック

-設定確認方法2-

1.「設定ギア」をクリック
2.クイック検索窓に「権限セット」を入力
3.「権限セット」をクリック
4.確認したい権限セットをクリック
5.「オブジェクト設定」をクリック
6.「オブジェクト権限」をチェック

オブジェクトの項目に参照権限がない場合

オブジェクトの項目の設定により、参照以上の権限がない場合は、グローバル検索の対象とはなりません。

-設定確認方法-
1.「設定ギア」をクリック
2.クイック検索窓に「プロファイル」を入力
3.「プロファイル」をクリック
4.確認したいプロファイルをクリック
5.「オブジェクト設定」をクリック
6.確認したいオブジェクトをクリック
7.「項目権限」をチェック

レコードに参照権限がない場合

ロールの設定により、レコード自体にアクセス権限がない場合は、グローバル検索の対象とはなりません。

-設定確認方法-
1.「設定ギア」をクリック
2.クイック検索窓に「ロール」を入力
3.「ロール」をクリック
4.確認したいロールをクリック
5.「ロールの詳細」をチェック

オブジェクトのタブが表示されていない場合

オブジェクトタブの設定で「タブを隠す」にしている場合、グローバル検索の対象とはなりません。

-設定確認方法1-
1.「設定ギア」をクリック
2.クイック検索窓に「プロファイル」を入力
3.「プロファイル」をクリック
4.確認したいプロファイルをクリック
5.「オブジェクト設定」をクリック
6.「タブの設定」をチェック

-設定確認方法2-
1.「設定ギア」をクリック
2.クイック検索窓に「権限セット」を入力
3.「権限セット」をクリック
4.確認したい権限セットをクリック
5.「オブジェクト設定」をクリック
6.「タブの設定」をチェック

カスタムオブジェクトの「検索の許可」に設定がない場合

カスタムオブジェクトの場合、設定画面上で「検索の許可」にチェックを入れ保存しないと、グローバル検索の対象とはなりません。

-設定確認方法-
1.「設定ギア」をクリック
2.「オブジェクトマネージャ」をクリック
3.確認したいカスタムオブジェクトをクリック
4.「詳細」をクリック
5.「編集」ボタンをクリック
6.「検索状況」をチェック

検索したい項目のデータ型が「選択リスト」「数式」「日付」「参照関係の値」の場合

オブジェクトの項目の設定により、データ型が上記3つの場合は、グローバル検索の対象とはなりません。

-設定確認方法-
1.「設定ギア」をクリック
2.「オブジェクトマネージャ」をクリック
3.確認したいカスタムオブジェクトをクリック
4.「項目とリレーション」をクリック
5.確認したい項目をクリック
6.「データ型」をチェック

Salesforce グローバル検索の便利な使い方


最後に、グローバル検索の便利な使い方を3つご紹介します。

素早く正確にグローバル検索を活用できるよう是非覚えましょう。

検索するオブジェクトをはじめに指定する方法

はじめから検索したいオブジェクトを指定することが可能です。デフォルトでは、グローバル検索の検索窓の左側は「すべて▼」と表示されています。ここをクリックすることで、検索したいオブジェクトを指定できます。

例)「山田」と名のつく取引先を検索したい時
予め「取引先」を選択した状態で検索することで、取引先責任者に登録された名字「山田」などを検索対象外にすることができます。

演算子を使った検索

グローバル検索の検索窓では、下記演算子の利用が可能です。

・AND・・すべての検索ワードに一致するレコードを探します。
・AND NOT・・検索ワードを含まないレコードを探します。
・OR・・検索ワードを少なくとも一つを含むレコードを探します。
・丸括弧・・検索ワードをグループ化します。

また、これら演算子は検索ワードに複数組み合わせることも可能です。
評価の順序は以下となります。

1.丸括弧
2.AND または AND NOT(右から左の順番)
3.OR

-Tips
1.「設定ギア」をクリック
2.「オブジェクトマネージャ」をクリック
3.確認したいカスタムオブジェクトをクリック
4.「項目とリレーション」をクリック
5.確認したい項目をクリック
6.「データ型」をチェック

ワイルドカード「*」を使った検索

グローバル検索では、ワイルドカード「*」を使った検索が可能となっています。

しかし一部検索できないケースがあります。

検索可・・前方一致、中間一致
検索不可・・後方一致、英数字記号等混在

例)取引先番号:CD451796
検索可:「CD451796」「CD」「451796」「CD451*」「CD451*6」
検索不可:「CD451」「*51796」

Salesforce グローバル検索を活用しよう


今回は、Salesforceの標準機能のひとつである「グローバル検索」について紹介しました。

システム管理者の場合はユーザーから、ユーザーの場合はお客様からの問い合わせなど、あらゆる部門においてSalesforceの中でも利用頻度の高い機能のひとつです。少しでも早く、そして正確にレコード検索できるよう是非使い方をマスターしておきましょう。


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