BPMシステムとワークフローシステムの違い3つ|それぞれのメリットも紹介

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そもそもBPMとは


ビジネス環境の変化に応じた業務改善手法の1つにBPMシステムがあります。ただし、BPMシステムさえ導入すれば必ず業務改善ができるというわけでもありません。BPMシステムとはどういうものか、どうすれば業務改善を成功できるのかなど、解説していきます。

BPMとは業務管理手法の1つです。「Business Process Management」の頭文字をとって、BPMといわれています。

サービスやシステムが多様化し、継ぎはぎを繰り返し次第に業務内容が膨れていくことが多々あります。

この業務内容を、コスト削減、生産性向上などを目的に整理改善を行うことで、理想的なプロセスに立て直し、その後も変化するプロセスを継続的に見直すことができる業務管理手法です。

BPMシステムとは


BPMシステムとは、業務プロセスの実行・管理を支援する情報システムで、BPMを実行するためのシステムの総称です。

BPMシステムは、業務プロセスのPDCAサイクルを繰り返し回すことにより、継続的に業務を管理・改善します。

PDCAとはPlan(設計)、Do(実行)、Check(分析)、Action(改善)の意味で、設定した目標の解決策を考えて業務計画を立て(P)、その計画を少しずつ試行し(D)、結果を評価し(C)、さらに業務の改善を行います(A)。

BPMシステムとワークフローシステムの違い3つ


ワークフローシステムとは、ワークフローにおける申請や決裁などをシステム上で実施できるようにしたものです。

BPMシステムとワークフローシステムは似ているように思えますが、どのような違いがあるのでしょうか。ここではBPMシステムとワークフローシステムの違いをご紹介します。

1:ビジネスプロセスとワークフロー

BPMシステムでは人間による処理と業務アプリケーションによる処理の両方を含めますが、ワークフローシステムは人によって処理されることを想定しています。そのため、BPMシステムはワークフローよりも規模の大きな業務の流れを想定しています。

2:導入目的

BPMシステムは属人化している業務の標準化や業務進捗のモニタリング、ワークフローシステムは社内ワークフローの効率的な流れの構築などが導入目的になります。企業によって導入目的は異なりますが、それぞれ主な導入目的も異なります。

3:メリット

BPMシステムは導入することで属人化した業務を全体で標準化でき、ワークフローシステムは導入することで効率的な承認フローを構築できる点などがメリットになります。どちらも業務効率化を実現するものという点は共通点だと言えます。

BPMシステムにおけるメリット6つ


BPMシステムを導入する場合にはそれなりのコストや時間を要します。そのため、そういったデメリットを超えるメリットがなければ、BPMシステムを導入するのは難しいでしょう。

それでは、システムを導入する上で得られるメリットとはどのようなものでしょうか。ここではBPMシステムを導入するメリットを6つご紹介しますので、ネットワークエンジニアやシステムエンジニア、サーバーエンジニアなどへの転職を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

1:進捗状況の可視化ができる

BPMシステムでは、問題点を確認し業務フロー改善のため、業務プロセスの設計をします。設計した業務プロセスによって、業務フローを可視化でき、進捗状況を確認できます。

進捗状況を可視化できることにより、進捗管理はもちろんのこと、さらなるフローの滞りを確認でき、新たな問題点を確認することができます。

また、別の業務との連携がスムーズにできるなどの利点があります。

2:業務プロセスの可視化ができる

BPMシステムには、業務プロセスを可視化できるモデリング機能があります。

業務プロセスの設計段階では、まず問題点を確認し業務フローの滞りを見つけ、改善方法を検討します。このように業務プロセスを可視化することによって、業務分担、処理内容など、進捗状況が確認できます。

また、可視化することにより、さらなる改善点を見つけ、業務プロセスを繰り返し練り直すことができます。

業務プロセスの可視化は、業務プロセスを把握し問題点を見つけるために大変重要な機能です。

3:環境への変化に対応ができる

BPMシステムでは業務プロセスの変更や追加を繰り返しできます。

ビジネス環境は日々変化するものです。急なビジネス環境の変化や新規プロジェクトにも柔軟に対応することができます。

その変化にBPMシステムは対応できるので、新たな問題点を見逃すことなく確認でき、ビジネスプロセスの変化に強い組織づくりもできます。大切なことは、常に変化する環境を意識し、業務フローの改善を意識し続けることです。

4:業務効率を意識するようになる

業務に携わるメンバーは、日々の担当業務に追われ、業務効率をあまり意識できないことが多いでしょう。

BPMシステムを導入することにより、業務効率を良くしたいという会社の意思表示ができ、「業務効率」という意識を管理職も社員もメンバー全体で共通認識できます。

目の前の仕事を単にこなしていくのではなく、何か問題がないか、もっといい方法はないかなどを考えるようになります。

BPMシステムは、物理的な業務改善という利点の他に、会社全体の意識改革も担っています。

5:部門間の連携がスムーズになる

所属部署内ではスムーズに作業ができるのに、別の部署や別の業務が関わると、スムーズに作業ができなくなり効率が悪くなることはよくあります。

部署の隔たりは分厚く、空気や文化などの独特なこだわりが邪魔をして、部署間の連絡がうまくいきません。

BPMシステムを導入することにより、部門や部署に関係なく、会社全体で共通のシステムを適用するため、フラットな形で業務改善がスムーズにできるようになります。

6:商品価値が上がる

BPMシステムを導入することにより、業務効率が上がり、社内の雰囲気がよくなります。

そして最終的には、会社が提供する商品やサービスの質が向上し、結果的に商品価値が上がるでしょう。

業務プロセスは、商品やサービスを提供するまでの過程です。この過程に問題点があれば、その過程を経て提供する商品やサービスの価値が相応のものになります。

BPMシステムを導入することによりこの問題を改善すれば、スムーズに商品やサービスを提供できます。

ワークフローシステムにおけるメリット5つ


ここまでBPMシステムを導入するメリットについてご紹介しましたが、ワークフローシステムにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここではワークフローシステムにおけるメリット5つをご紹介しますので、こちらも参考にしてみてください。

1:コストが削減できる

ワークフローシステムを導入することでペーパーレス化が実現できるため、コストの削減につながります。具体的には、コピー用紙代や印刷のためのインク代、さらに文書を保管するためのコストなどを削減することができます。

2:業務が時間や場所に左右されない

従来の承認フローでは管理職が外出している間承認作業が進まないというケースは多いです。しかしワークフローシステムを導入することでシステム上で承認作業が行えるようになるため、時間や場所の制限を受けずに承認フローを進めることができるようになります。

3:承認フローの効率化ができる

社内全体や部署での承認フローがはっきりしていない場合、業務にも支障をきたします。しかしワークフローシステムを導入することで効率的な承認フローの構築が実現でき、承認フローを整理することができます。

4:セキュリティの向上が期待できる

社内で文書を管理することには紛失や閲覧、改ざんといったさまざまなリスクを伴います。しかしワークフローシステムを導入することでペーパーレス化が実現できるため、セキュリティを向上することができるでしょう。

5:管理者の負担が減る

従来のワークフローは日々さまざまな承認を行わなければいけない管理者にとって負担になっていました。しかしワークフローシステムを導入することでシステム上に通知が届き、承認作業も簡単に行えるようになるため、負担を軽減させることが可能です。

BPMシステムの課題点2つ


BPMシステムにはさまざまなメリットがありますが、一方で課題となっている点もあります。たとえば、仕事を行う上で業務改善が必要なことは、管理職だけではなく一般社員も本当はわかっていることでしょう。しかしBPMシステムの導入に至らない場合や、導入しても業務改善ができないケースもあります。

ここではBPMシステムを導入する際の課題点2つをご紹介しますので、どのような課題があるのか参考にしてみてください。

1:業務プロセスの変更が難しい

長年やり慣れた業務フローや業務手法を変更するのは、容易ではありません。

今なぜ変更する必要があるのか、変更することでどのようなメリットがあるのかを社内に浸透させなければ、たとえ変更できたとしても現場は渋々実施することになり業務効率が上がらないでしょう。

BPMを導入することが目的にならないようにしましょう。業務改善のために導入するのだとメンバー全員で認識することが大切です。

2:日本国内でのBPMシステムの認知性

BPMは以前から存在している業務改善手法ではありますが、実際にBPMについてよく理解しているビジネスパーソンは少ないです。

日本国内でもBPMに取り組んでいる企業自体が少ないことから、BPMシステムの認知度はまだまだ低い状態です。そのため、日本でのBPMシステムの認知性を向上し、普及へと繋げることは、現状BPMシステムにおける大きな課題となっていると言えます。

BPMシステムにおいて知っておきたいこと3つ


BPMシステムがPDCAサイクルを回すことによる業務改善手法であることはご紹介しましたが、BPMシステムを利用する場合には他にも押さえておきたい点がいくつかあります。

現在ネットワークエンジニアやシステムエンジニア、サーバーエンジニアなどのエンジニア職への転職を検討している方は、BPMシステムで開発するものや開発工程、開発に必要なスキルや資格についても押さえておきましょう。

1:BPMシステムで開発すること

BPMシステムを活用することによって、サービスやシステム開発における業務プロセスを改善することができます。それでは、具体的にどのような業務プロセスを改善するのでしょうか。

従来型のシステム開発とBPMを活用したシステム開発では、アプローチの方法も大きく変わります。ここではBPMシステムで開発するものについてご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

システム連携開発

BPMプロセスにおいてシステム連携が関係する場合、BPMに必要なスピードを与えるのがSOAレイヤーです。SOAではすべてのものはサービスとして表現され、システム連携でもインターフェースを受け渡し、サービスの結合を行うことで定義します。

実際のシステム開発ではSOA化されたシステムばかりではないですが、SOAでは特別なデータの通り道を使用することで、サービスとしてやり取りができるようになります。

画面開発

BPMシステムを利用した開発作業を行う場合、大きなウェイトを占めるのがシステムの画面開発だと言えます。そのため、BPMシステムの中には画面開発をスピーディに行える画面フレームワークを搭載しているものがあります。

画面フレームワークを利用することで、ドラッグ&ドロップで部品を配置したり、CSSで画面デザインのテンプレートを作成したり、部品をパレットに登録することで再利用できるようにしたりといった機能が利用できます。

2:開発工程とは

BPMシステムをシステム開発に導入することにより、業務プロセスを可視化することができるようになります。開発に携わっているメンバーの状況もわかるようになり、全員が共通の認識の元で開発を進めていくことが可能になります。

そのため、ビジネスプロセスの途中変更や追加なども可能で、柔軟な対応ができます。これまで各部署でそれぞれが開発していた連携プログラムも、BPMを導入することでコストを削減できます。

3:開発に必要なスキルや資格

BPMを活用したシステム開発に役立つ資格としては、「OMG認定BPMエキスパートプログラム(OCEB)」における入門者向けの資格である「ファンダメンタル」があります。

OCEBはビジネスプロセスの効率化に必要な業務知識を認定する資格となっており、レベルは入門者向けの「ファンダメンタル」、中級者向けの「インターメディエート」、上級者向けの「アドバンスト」という3段階が用意されています。

BPMシステムへの理解を深めて転職に活かそう


BPMシステムとは業務改善プロセスの実行や管理を支援するためのシステムで、BPMシステムを導入することでBPMに必要なPDCAサイクルを効率的に回せるようになります。

ぜひこの記事でご紹介したBPMの概要やBPMシステムにおけるメリット、BPMシステムの課題点、転職者が知っておくべきBPMシステムの活用手順などを参考に、BPMシステムについて理解を深めてみてはいかがでしょうか。

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